lunes, 15 de noviembre de 2010

Comunicación entre Departamentos

Ahora veremos los problemas que se pueden dar entre departamentos y las razones de esto. Por ello, se proponen algunos tips para que sea más efectivo este proceso. También se hace mayor relevancia en la comunicación entre la Dirección y el personal y los medios para poder transmitir la información.

El autor establece la importancia de la comunicación tanto ascendente y descendente.
Por ello es relevante la comunicación entre departamentos para el éxito de una empresa.
Un punto importante es que saber que los departamentos en ocasiones desarrollan su trabajo sin notar los problemas de los otros departamentos. La dirección es aquella que en primer lugar se da cuenta de este tipo de cuestiones.

De igual manera el autor para argumentar esta idea, dando un claro ejemplo de un problema entre el Departamento de Marketing y el Departamento Financiero. Donde el primero quiere utilizar varios medios para promocionar su idea, pero el segundo querrá controlar los costos  y por ende cada uno tendrá argumentos a su favor para establecer que su idea es la correcta y la mejor para la organización; entonces en ese momento es donde surgirán problemas de comunicación entre departamentos y por consiguiente es necesaria la retroalimentación.

Otro punto importante para que exista esta comunicación, es la creación de comités, los cuales estén integrados por representantes que el mismo personal haya estado de acuerdo y que ellos presenten la información de la Dirección. Aunque esto es una gran ventaja, también se debe tener precaución de que la información haya sido transmitida de manera correcta.

En resumen, si son eficientes los comités de gestión. Estos pueden coordinar las actividades entre departamentos y establecer objetivos comunes. Además ayudarán a la Dirección a tomar varias decisiones basadas en la retroalimentación los empleados.

Volviendo a la importancia de cómo la información es transmitida, existen varios medios para que la Dirección se comunique con los clientes internos. Uno de las más importantes es la “gestión lineal” para que la información fluya de arriba hacia abajo y que se pueda intervenir de manera ‘sutil’ en las decisiones de otros departamentos con el propósito de mejorar la decisión tomada con fines de seguir las reglas de cada departamento.

Por último el autor cita a A.C Leyton, el cual escribió “El arte de la comunicación” y donde escribe 10 cosas importantes de la comunicación que pueden estar aplicadas a una empresa. Éstas son:
1. Trate de aclarar sus ideas antes de comunicarlas.
2. Examine la autentica finalidad de la comunicación.
3. Considere siempre el ambiente físico y humano cuando vaya a comunicar.
4. Consulte con otros, cuando lo crea oportuno, al planificar las comunicaciones.
5. Cuide el mensaje, lo que es obvio o se sobreentiende, así como el contenido básico del mismo.
6. Cuando tenga oportunidad, incluya en el mensaje algún elemento de ayuda o valor al receptor.
7. Haga un seguimiento a su comunicación.
8. Tenga en cuenta que el feedback es esencial.
9. Utilice siempre un mismo estilo en sus comunicaciones.
10. Trate de escuchar siempre de forma correcta.

Referencia
Rubio, Pedro (2006). Introducción a la gestión empresarial. Fundamentos teóricos y aplicaciones prácticas. [on line]. Disponible en: http://www.eumed.net/libros /2006a/prd/4d.htm

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